6 Thách Thức Thường Gặp Trong Dịch Vụ Khách Hàng Và Cách Khắc Phục


Để giải quyết nhu cầu của khách hàng và luôn đáp ứng mong đợi của họ không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Đây là công việc đòi hỏi sự kiên nhẫn, trí tuệ và sự suy luận sắc bén, khéo léo để điều hướng tâm trạng khách hàng đồng thời cung cấp cho họ một dịch vụ hoàn hảo.

SOI.Pro xin gửi đến bạn 6 thách thức thường gặp trong dịch vụ khách hàng và cách khắc phục chúng giúp doanh nghiệp mang lại cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời nhất.

7-Customer-Service-Challenges-and-How-to-Overcome-Them

1. Phục vụ nhiều khách hàng cùng một lúc

Khi bạn có quá nhiều yêu cầu khách hang cần phải xử lý cùng một thời điểm, cách tốt nhất để vượt qua là tạm dừng và sắp xếp thời gian phục vụ khách hàng một cách khéo léo. Khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng khi bạn nói với họ rằng bạn cần một chút thời gian để nghiên cứu vấn đề của họ và sớm tìm ra giải pháp cho họ. Đây là thời gian mà bạn có thể sử dụng để phản hồi một khách hàng khác. Tuy nhiên, luôn nhớ giữ đúng lời hẹn với khách hàng về thời điểm phản hồi của bạn.

2. Bị thúc ép phản hồi

Có những trường hợp khách hàng hối thúc bạn trả lời họ, nhưng bạn thực sự không biết phải nói gì vì bạn không hiểu cách giải quyết vấn đề hoặc không nắm được đủ thông tin để phản hồi.
Trong những tình huống như vậy, bạn nên bình tĩnh và nói khéo với khách hàng để có thời gian tìm hiểu vấn đề. Ví dụ bạn có thể nói “ Tôi sẽ kiểm tra vấn đề với bộ phận liên quan, bạn có thể vui lòng để lại email và tôi sẽ liên lạc lại với bạn ngay”

3. Đối diện với khách hàng giận dữ

Việc đối diện với nhiều khách hàng có tính cách khác nhau và đôi khi có những khách hàng cộc cằn, thô lỗ là một điều không thể tránh khỏi trong ngành dịch vụ khách hàng.
Lời khuyên cho bạn là hãy luôn vững vàng nhưng thật bình tĩnh để giải quyết những trường hợp này.

4. Khách hàng mặc cả giá

Việc khách hàng yêu cầu giảm giá là điều không tránh khỏi trong kinh doanh. Đặc biệt nếu đó là một khách hàng trung thành và đáng tin cậy, gắn bó với công ty bạn trong nhiều năm.
Hướng giải quyết vấn đề này là thừa nhận một cách chân thành. Ví dụ như “Tôi rất xin lỗi, nhưng đây là mức giá tốt nhất mà công ty có thể đề xuất dành cho khách hàng lâu năm như bạn”. Và bạn cũng có thể giải thích thêm về vấn đề những lý do bạn không thể giảm giá hơn nữa tới khách. Phần lớn các khách hàng sẽ hiểu chuyện.

5. Thừa nhận thiếu tính năng và thiếu sản phẩm

Điều này tương tự với việc từ chối yêu cầu giảm giá ở phía trên. Không khách hàng nào muốn bị từ chối. Tuy nhiên, bạn thẳng thắn và chân thành với khách ngay từ đầu còn hơn là khách hang sẽ cho rằng bạn lừa dối khi hứa với họ những điều bạn không thể cung cấp.

6. Bị khách hàng phàn nàn về sản phẩm hay dịch vụ của các bạn

Cách giải quyết tình huống này nên gửi lời xin lỗi tới khách hàng, và đưa cho khách hàng thông tin công ty đang nỗ lực khắc phục. Bạn có thể nói “Cảm ơn bạn đã phản hồi lại với công ty. Đội ngũ nhân viên của chúng tôi đang làm việc để khắc phục vấn đề này sớm nhất. Chúng tôi rất xin lỗi vì sự cố này”.

SOI.Pro chúc bạn thành công!

Nguồn: Provide Support

Biên tập: SOI.Pro

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *